Koppelingen

Track wisselt foutloos gegevens uit met alle salaris- en HR systemen
b

Koppelen zonder kopzorg

Voor onze klanten is het van het grootste belang dat koppelingen betrouwbaar werken. Indien verzuim in een bronsysteem afwijkt van de situatie in Track, geeft dat gedoe, kopzorg, frustratie en mogelijk zelfs financiële schade.
Koppelen zonder kopzorg: dat is één van de beloftes van Track. Track koppelt met vrijwel alle HR systemen. En als we het niet hebben, dan maken we het. Zonder kosten.
R

Track verbetert fouten bij import

Bij Track zijn we dagelijks bezig om in ons programma functies te bouwen die dit soort fouten opvangen en verbeteren. Die ziekmelding-zonder-werknemer of die hersteldmelding-zonder-ziekmelding? Die zetten we dus niet op een foutenlijst. Nee, die zetten we ‘in de wacht’. Zodat Track, áls de ontbrekende gegevens in een volgende levering later alsnog opduiken, u de juiste stand van zaken toont.
i

HR systemen maken fouten bij export verzuim

Wat u misschien niet verwacht: salaris- en HR systemen leveren zonder uitzondering dagelijks onjuiste verzuimgegevens aan.

Of het nou gaat om een modern systeem zoals AFAS Profit, Cobra of Nmbrs, of een ‘oud’ systeem zoals SAP of RAET. Vaak worden die fouten veroorzaakt door een ongelukkige volgorde in de aanlevering. Bijvoorbeeld: een ziekmelding komt eerder binnen dan de nieuwe werknemer waar die ziekmelding bij hoort. Of de hersteldmelding komt eerder in Track binnen dan de ziekmelding.

z

Koppelingen met HR & Payroll Systemen

Met de volgende systemen hebben we koppelingen gerealiseerd.

  • AFAS Profit
  • ADP
  • B4 / YouForce / HRIS van REAT – Visma
  • Cobra van SD Worx
  • Loket
  • Magma SAP
  • Merces@work
  • Nmbrs
  • Peoplesoft
  • SAP
  • P-Direkt (overheid)
  • Verzuimdata Nederland
~

SIVI Verzuimstandaard

SIVI ontwikkelt en beheert onafhankelijk standaarden voor digitaal zakendoen in de verzekeringsindustrie, de pensioensector en de verzuimwereld. De SIVI Verzuimstandaard richt zich op het efficiënt en effectief uitwisselen van verzuimgegevens tussen werkgevers en arbodiensten. De standaard is AVG-proof.
Uiteraard kan Track overweg met HR pakketten die deze SIVI standaard hebben geïmplementeerd.
~

Documentenkoppeling

Naast werknemers en verzuim kunnen we ook organisaties, leidinggevenden, afspraken en documenten importeren. Met AFAS Profit kunnen we zelfs documenten – zoals een terugkoppeling of Probleemanalyse – exporteren naar het juiste persoonsdossier. Op die manier kunnen arboprofessionals veilig in Track werken en hoeven ze niet handmatig hun dossiervorming in het klantsysteem op te slaan.
Bij de implementatie was de koppeling van Track Verzuim met onze personeels-administratie een groot punt van zorg voor mij. Want met onze vorige arbodienstverleners was dit onderwerp 4 jaar lang een drama. Met alle gevolgen van dien. Gelukkig is met Track alles voorspoedig verlopen. Eric Glas

Belastingdienst - Ministerie van Financiën

Track Importfuncties

Track doet er alles aan om fouten bij import – export van verzuimgegevens te verbeteren. Om grip op Poortwachter te houden is het immers van het allergrootste belang dat u het verzuim perfect in beeld hebt. Die eis betekent: de situatie in het bronsysteem moet precies overeenkomen met het verzuim in Track. Importeren is iets anders dan alleen maar ‘koppelen’, alleen maar gegevens – goed of fout – uitwisselen. Hieronder een greep uit de slimme functies die we gebouwd hebben om er voor te zorgen dat u als verzuimprofessional probleemloos uw werk kunt doen.

De importmodule moet kunnen omgaan met een ‘foute’ volgorde van aangeleverde informatie. Dus bijvoorbeeld: eerst de hersteldmelding inlezen en daarna pas de werknemer en daarna de ziekmelding. Of: eerst drie hersteldmeldingen en daarna twee ziekmeldingen.

Negeren van aanleveringen m.b.t. reeds geïmporteerde gegevens binnen verzuimsysteem. Dit is een belangrijke functie, omdat veel systemen dezelfde ziekmelding soms 10,20 of 100 keer aanleveren. Die meldingen moet een tweede of volgende keer genegeerde worden. Het komt ook voor dat een gebruiker handmatig een verzuimmelding in Track opneemt terwijl een dag later dezelfde melding via import uit een bronsysteem wordt aangeleverd. Dit mag dan niet tot een ‘fout’ leiden, omdat anders beheerders onnodig fout-afhandeling moeten doen. Ander voorbeeld: sommige HR systemen kunnen geen incrementen aanleveren, en bieden dus iedere dag opnieuw een compleet bestand met ziek- en herstel vanaf een begindatum die zekerheidshalve jaren terug ligt aan.

Sommige systemen leveren een mutatie in het arbeidsongeschiktheidspercentage aan als een hersteldmelding plus een nieuwe ziekmelding met een afwijkend percentage op mutatiedatum. De hersteld- en ziekmelding filteren, zodat de gebruiker in Track uitsluitend een mutatie AO% ziet.

Track moet een ziek- en een hersteldmelding kunnen importeren bij een werknemer die momenteel ziek is. Er komt bijvoorbeeld een ziekmelding binnen voor 21 oktober. Maar daarna komt een ziekmelding binnen binnen voor 15 september plus een hersteldmelding voor 2 oktober (doordat gebruikers informatie met terugwerkende kracht invoeren in het bronsysteem). Track kan deze ziek- en hersteldmelding correct importeren. Andere systemen accepteren een ziekmelding voor een zieke medewerker niet. Bovendien: Track moet de beide ziekmeldingen koppelen tot een samengestelde melding. Eventueel reeds aangemaakte protocol-akties moeten met het oog op Poortwachter worden gecorrigeerd qua datum. Andere systemen missen in deze situatie een paar weken van het verzuim, en dus kiezen ze hun Poortwachter verkeerd met schade als gevolg.

Soms wordt bij een langer lopend dossier ‘een paar dagen volledig herstel’ met terugwerkende kracht in het bronsysteem ingeboekt. Track moet automatisch een melding – ook achteraf – kunnen ‘knippen’. Dat wil zeggen het juist verwerken van een hersteld- en ziekmelding binnen een bestaande, lopende ziekmelding. Plus: correct koppelen van dossier-inhoud aan de beide delen van de nieuwe, samengestelde melding.

Ziekmelding, wijzigings-, herstelmelding verwerken bij een werknemer binnen een concern. Track Verzuim is in staat een werknemer en zijn integrale dossier automatisch te verhuizen naar een nieuw concern-onderdeel indien de werknemer-sleutel dezelfde blijft maar de werkgever een nieuwe werkgever is binnen een concern. Andere programma’s beginnen ‘gewoon’ een nieuw dossier met als gevolg dat bij een reorganisatie tijdens ziekte de medewerker dan ten onrechte niet-ziek opgenomen staat in het verzuimsysteem.

Corrigeren van de hersteldatum met +1/-1 dag.

Soms wordt dienstverlening met een klant overeengekomen voor een beperkt deel van het personeelbestand. Track kan filtering van werknemers of verzuimmeldingen toepassen op verschillende elementen zoals, functiecodes, functiebenamingen, afdelingscodes, afdelingsnamen, etc. Deze functie wordt gebruikt om bijvoorbeeld stagiaires of werknemers met nul-uren contracten van de administratie uit te sluiten.

Vertalen, dus: het omzetten van een aangeleverde waarde naar een andere waarde, bijvoorbeeld ‘male’ naar ‘m’ of de functie-aanduiding ‘cleaner’ naar ‘schoonmaker’. Ook: Voorloopnullen toevoegen/verwijderen, vertalen van werkuren naar parttimefactor, check op correctheid emailadressen, vertalen/omzetten van een lege waarde naar een andere waarde (bijvoorbeeld ontbrekende voorletters naar ‘onbekend’ of een ontbrekende parttime factor naar 1).

Keuze door middel van configuratie wat de sleutel is van de werknemer Personeelsnummer of Dienstverbandnummer. In sectoren zoals onderwijs en V V&T wordt veel gewerkt met meerdere parallel lopende dienstverbanden per werknemer.

Eerste dag dienstverband alleen inlezen bij een nieuw record.

Anonimiseren van werknemergegevens op basis van een wel of niet eerder ontvangen ziekmelding. Dit is belangrijk. Indien de klant een integraal bestand aanlevert kan Track de records van niet-zieke werknemers anonimiseren.

Indien bij een werknemer ‘afdeling’ verplicht is, controle of de afdeling voorkomt in een lijst met bekende afdelingen. Indien de vermelding daarvan ontbreekt dan omzetten van de aangeleverde afdelingscode naar een vaste waarde bijvoorbeeld ‘9999’. Zonder een dergelijke functie wordt de werknemer aan een onbekende afdeling gekoppeld met als gevolg dat niemand van de gebruikers de werknemer nog kan zien. Ook niet als deze ziek is. Met als gevolg het missen van Poortwachtermomenten.

h

Lees meer...

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft naar branche-orgaan OVAL gecommuniceerd dat arbodiensten de gegevens van niet-zieke werknemers niet mogen verwerken. De grondslag voor verwerking is immers hun dienstverlening, en die ontbreekt nu juist bij werknemers die niet ziek zijn of ziek zijn geweest. Met het oog op afgesloten abonnementen-per-werknemer of correcte verzuimstatistieken kunnen deze gegevens eventueel geanonimiseerd worden verwerkt, meent  de AP. Precies met het oog op die behoefte kan Track gegevens bij import anonimiseren.Lees meer…

Klantreferentie: Arbodienst BlijWerkt en De Belastingdienst werken met Track. De importen vanuit P-Direkt vormen daarbij een grote uitdaging. Lees waarom…